إصدار خطابات الضمان — دور الفرع والتصعيد لقسم الشركات

نظرة عامة

يقتصر دور الفرع في إصدار خطابات الضمان على استلام طلب الزبون وتجهيز الملف والمستندات المساندة ورفعها إلى قسم شؤون الفروع بالمقر الرئيسي، ولا يصدر أي خطاب ضمان مباشرة من الفرع أو خارج المنصة الإلكترونية المركزية المرتبطة ببوابة البنك المركزي.

منفّذ المهمة والنظام

الموافقات المطلوبة

1. موافقة اللجان الإئتمانية على كل خطاب ضمان بصرف النظر عن قيمته؛ يُحال الملف أيضاً إلى قسم الامتثال (غسيل الأموال) من قبل مدير الفرع لإبداء الرأي ضمن صلاحياته. لا يصدر أي خطاب دون اعتماد قسم الشركات مهما كان الفرع المُصدِر أو المحافظة.

خطوات التنفيذ

1. استلام طلب الزبون لإصدار خطاب ضمان، وتعبئة استمارة طلب التسهيلات الائتمانية (استمارة الإحالة) الخاصة بهذا الغرض.
2. تسجيل بيانات الخطاب المطلوب: اسم الشركة الطالبة، قيمة الخطاب، ونوع نشاط الشركة أو الخطاب (نفطي، كهربائي، خدمي... إلخ)، ومدة الخطاب.
3. رفع الملف مع توصية مدير الفرع عبر Laserfiche إلى قسم الإمتثال لإبداء الرأي والموافقة، ومن ثم إلى قسم إدارة الفروع.
4. عند ورود الموافقة: لا يُصدر خطاب الضمان من الفرع؛ يصدر فعلياً فقط عبر المنصة الإلكترونية المركزية المرتبطة ببوابة البنك المركزي.
5. إعداد وإرسال تقرير دوري كل ثلاثة أشهر يوضح عدد خطابات الضمان الصادرة عن الفرع ونوع نشاط كل خطاب، إلى الجهة الطالبة (قسم الحسابات / إدارة الفروع).

المستندات المطلوبة

• طلب إصدار خطاب الضمان.
• عقد خطاب ضمان
• إستمارة خطاب ضمان
• الضمانات: بند تفويضي + كمبيالة + صك من مصرف أخر

الحدود والسقوف والعمولات

• صلاحية مدير الفرع هي 50 مليون للخطابات لدخول المناقصة.
• إرشادات إدارية عامة لمدير الفرع
• General Administrative Guidelines (not procedural tasks)
• نظافة الفرع
• مسؤولية عامة على مدير الفرع والمعاون. الفروع الصغيرة المستقلة يوجد بها عادة عامل خدمات (نظافة، شاي، نقل مستلزمات)، خلافاً لبعض الفروع الأخرى التي لا يتوفر بها عامل نظافة مخصص (المولات)، وفي هذه الحالة يتشارك فريق العمل بالفرع بأعمال النظافة الأساسية عند الحاجة. الفروع الواقعة داخل المولات التجارية قد تستفيد أحياناً من طاقم تنظيف المول، دون أن يكون ذلك التزاماً رسمياً من المول.
• الزي الموحد
• يوفره المصرف لكل موظف عبر بدل زي نقدي لكل من فصلي الشتاء والصيف. الالتزام بالزي إلزامي: قميص أبيض وبنطلون أسود كحد أدنى، مع السماح بجاكيت أو سترة فوقه؛ ويُمنع لبس التي-شيرت أو الجينز أو البنطلون الرياضي/الكاجوال. عدم الالتزام يعرّض الموظف للمساءلة والخصم من الراتب.
• بطاقة الهوية (الباج)
• يجب أن يرتدي كل موظف بطاقته التعريفية (الباج) بشكل ظاهر طوال أوقات الدوام؛ وهي أيضاً الوسيلة المستخدمة لضبط مغادرة الموظف لمقر الفرع خلال الدوام.
• البصمة وأوقات الدوام
• نظام بصمة دخول وخروج لتسجيل أوقات الدوام. التأخر عن الحضور يُخصم من الراتب وفق سياسة سماح محددة.