إعداد الكتب الرسمية والتأييدات المصرفية وكتب الإيداعات المحجوزة

نظرة عامة

إعداد جميع الكتب الرسمية الصادرة عن المصرف لزبائن كل الفروع مركزياً في الفرع الرئيسي: تأييدات السفارات والأرصدة والحسابات المصرفية، صحة الصدور، أجوبة الدوائر الرسمية (الضرائب وغيرها)، وكتب الإيداعات المحجوزة (عقار، شركة تحت التأسيس، زيادة رأس مال)؛ لأن تواقيع مدراء الفروع غير معممة لدى الجهات الخارجية والتوقيع حصراً للمدير المفوض أو نوابه (الإدارات التنفيذية).

منفّذ المهمة والنظام

الموافقات المطلوبة

1. تدقيق مديرة الفرع الرئيسي على كل كتاب، ثم توقيع مدير إدارة الفروع، ثم النائب (الإدارة التنفيذية)؛ كتب مراكز الشرطة والمحاكم ومجلس القضاء يضاف لها القسم القانوني؛ تأييدات الأرصدة للمدققين تمر بأربعة أقسام مؤيدة (خطابات الضمان، الائتمان/القروض، الاعتمادات، المخاطر)؛ صحة صدور الصكوك يؤيدها معاون المدير أو مسؤول العمليات النقدية؛ براءات الذمة حصراً بتوقيع مدير الفرع أو المعاون دون صعود.

خطوات التنفيذ

1. ورود الطلب: زبون مباشر بالفرع الرئيسي، أو من الفروع عبر Laserfiche أو الإيميل، أو وارد رسمي عن طريق الإدارية (كتب الدوائر تورَّد أولاً ثم تصل بالوارد)، أو إيميل الشركة المعتمد بالنظام.
2. متطلبات الفرع المستقبِل (لكتب الأفراد كتأييد السفارة): طلب خطي موقع من الزبون، نسخة الجواز، تدقيق التوقيع مع النظام، سحب كشف حساب لستة أشهر بالعملة المطلوبة، تدوين تاريخ فتح الحساب (يشترط مضي شهر على الأقل على الفتح)، ختم وتوقيع مديرة الفرع على الأوليات ثم إرسالها للفرع الرئيسي.
3. لكتب الشركات: توقيع المدير المفوض حصراً (أو وكيله المثبت بالنظام) مع جواز المدير المفوض والكشف؛ ولكتب الجهات الرسمية يعتمد كتابها الوارد دون طلب خطي.
4. فتح كتاب جديد على Laserfiche (New Document) بنوعه (تأييد أفراد، تأييد شركات، سحوبات، صحة صدور...) وإطلاقه — تأييدات الأفراد والشركات تطلق فارغة فيرجع الكتاب من سكرتارية الإدارات التنفيذية بعدد وتاريخ ثم تعبأ بياناته؛ وبقية الأنواع تعبأ ثم تطلق.
5. تعبئة الفورم الثابتة لكل نوع (تعدل عن نسخ سابقة اختصاراً): اسم الزبون كما في الجواز حرفياً، رقم الحساب ونوعه وفرعه، تاريخ الفتح، الرصيد المتوفر من الكشف، والعنونة حسب الجهة (السفارة الفرنسية، مسجل الشركات، الهيئة العامة للضرائب...)؛ وكتب السفارات تترجم بالكامل (عبر Google Translate مع تدقيق يدوي).
6. دورة التواقيع الورقية: تدقيق وتوقيع مدير الفرع الرئيسي، ثم الصعود لمدير إدارة الفروع فالنائب (تنتظر الموظف أو تعاود الصعود حسب الاجتماعات)، ثم الطباعة لدى سكرتارية الإدارة، ثم الختم.
7. أنواع الكتب الموثقة وإجراءاتها الخاصة: تأييد أفراد للسفارات (عمولة 10000 دينار أو 10 دولارات)؛ تأييد شركات (75000 دينار أو 75 دولاراً) بقيد عمولة توقعه المديرة ويستقطع لدى خدمة الزبائن؛ تأييد حساب مصرفي لمسجل الشركات مع إصدار QR/باركود من الإدارية يرفق بالكتاب؛ تأييد أرصدة للمدققين بكشوفات كل الحسابات وتأييدات الأقسام الأربعة — لا تنجز بنفس اليوم؛ كتب الضرائب (سحوبات الدولار والتحويلات لسنوات محددة) بكشوفات من مسؤول العمليات النقدية أو مسؤول الحوالات وترسل بظرف مختوم عبر البريد الداخلي؛ صحة صدور الصكوك لمراكز الشرطة والمحاكم (يشترط الصك الأصلي، تأييد المعاون، والقسم القانوني)؛ صحة صدور الكشوفات؛ تأييد الودائع الثابتة؛ كتاب الآيبان حسب طلب الزبون؛ إعادة قائمة راتب متوفٍ لهيئة التقاعد (بموجب سويفت التحويل من مسؤول الحوالات) ومستحقات القاصرين؛ كتب مطابقة حسابات المصرف لدى المصارف المحلية (TBI، بغداد، الرافدين) كل شهرين.
8. كتب الإيداعات المحجوزة: إيداع مبلغ العقار (يتطلب عقد البيع والشراء والسند ومستمسكات البائع والمشتري وموافقة قسم غسل الأموال وحجز المبلغ في حساب التأمينات قبل البدء — تجهزها مديرة الفرع)؛ إيداع مبلغ شركة تحت التأسيس لوزارة التجارة (حجز الاسم التجاري وكشف بالمبلغ المحجوز لدى خدمة الزبائن، والاسم حرفياً من كتاب الوزارة وإلا يعاد الكتاب)؛ إيداع مبلغ زيادة رأس المال (طلب خطي من المدير المفوض حصراً أو مخوله المثبت بالنظام، والكشف بالمبلغ المودع، وبيان رأس المال قبل وبعد).
9. الإنجاز والتسليم: ختم الكتاب، وضعه بظرف مغلق مع المحتويات (الكشف، الباركود، المرفقات)، تسليمه للزبون بموعد (الوضع الطبيعي نحو ساعتين) أو إرساله بالبريد الداخلي للفرع الطالب أو بظرف رسمي للدوائر (لا ترسل كتب الأفراد بريدياً لغير الفروع — الزبون يستلم بنفسه).
10. الأرشفة: تحفظ نسخة الكتاب الموقعة داخلياً مع الأوليات لدى الموظف، وتنزل مجمعة كل 3–4 أشهر إلى مخزن الأرشفة الورقية.

المستندات المطلوبة

• طلب خطي + جواز + كشف حساب (أفراد).
• كتاب الجهة الرسمية الوارد.
• الصك الأصلي لصحة الصدور.
• عقد وسند وموافقة غسيل ومبلغ محجوز لكتب العقار.
• النماذج والسجلات
• فورمات Word ثابتة لكل نوع كتاب (تأييد أفراد، شركات، صحة صدور، سحوبات، آيبان، إيداعات...).

الحدود والسقوف والعمولات

• عمولة تأييد الأفراد 10000 دينار (أو 10 دولارات)، وتأييد الشركات 75000 دينار (أو 75 دولاراً).
• شرط مضي شهر على فتح الحساب قبل إصدار تأييد السفر.

معلومات إضافية