استلام المراسلات الواردة وتوجيهها (عبر ليزرفيش)

نظرة عامة

متابعة الوارد الإلكتروني للفرع على نظام Laserfiche طوال اليوم، وتوجيه كل معاملة لجهتها، وإغلاقها بعد الإنجاز؛ وهي البوابة الرئيسة لتبادل المعاملات مع الفروع والإدارة.

منفّذ المهمة والنظام

الموافقات المطلوبة

1. لا موافقات على أعمال التوجيه ذاتها؛ الموظف يناول ويوثق ويغلق.

خطوات التنفيذ

1. فتح Laserfiche والتحقق المستمر طوال اليوم من الوارد الجديد (لا إشعارات تلقائية بالنظام).
2. سحب الوارد وتصنيفه: معاملات قروض، طلبات براءة ذمة وغلق من الفروع، تعاميم البنك المركزي والأوامر الإدارية، طلبات دفاتر الصكوك، طلبات إعادة فتح الحسابات، كتب رسمية (سفارات وجهات خارجية).
3. معاملات القروض: استلام الإضبارة المكتملة من موظف القروض، مسحها ضوئياً، إرفاق الاستمارة الثابتة بعد تحديث الاسم ورقم الحساب، ورفعها عبر Laserfiche إلى إدارة المخاطر؛ وعند ورود الجواب (موافقة أو طلب تعديل كتعديل جهة العمل) تعاد لموظف القروض للتعديل ثم يعاد المسح والرفع.
4. براءة ذمة زبون فرع آخر راجع الفرع الرئيسي: خدمة الزبائن تنظم البراءة، فتمسحها الإدارية وترسلها عبر Laserfiche إلى الفرع فاتح الحساب (الغلق حصراً لديه)، وعند ورود «تم الغلق» تسلَّم البراءة للزبون وتُنهى المهمة وتغلق من النظام فلا تبقى ظاهرة.
5. طلبات براءة الذمة الواردة من الفروع لزبائن الفرع الرئيسي: تسحب وتسلم لخدمة الزبائن للتأييد والغلق، ثم يجاب الفرع «تم إجراء اللازم» مع إعادة مذكرته.
6. طلبات دفاتر الصكوك من الفروع: تراقب على Laserfiche باستمرار، تسحب وتطبع وتنزَّل لموظف الطباعة (أو تسلم بيده)، وبعد الطباعة والإرسال بالبريد الداخلي يجاب الفرع «تم إجراء اللازم وتمت الطباعة»، والفرع الطالب يغلق المهمة بعد وصول الدفتر.
7. الطلبات العامة (إعادة فتح حساب وغيرها): تسحب وتسلم للقسم المعني، فإن كانت مكتملة تنجز مباشرة ويرد عليها «تم إجراء اللازم» وتغلق.

معلومات إضافية