صيانة ملف الزبون وأرشفة المستندات

نظرة عامة

أرشفة إلكترونية وورقية مزدوجة لكل مستندات الفرع: استمارات فتح وتحديث الحسابات فور إنجازها، والمستندات اليومية للعمليات نهاية الدوام.

منفّذ المهمة والنظام

الموافقات المطلوبة

1. لا موافقات ولا تواصل مباشر مع الزبائن؛ التعامل مع الموظفين حصراً.

خطوات التنفيذ

1. استلام إضبارات فتح أو تحديث الحسابات من موظفات الخدمة فور إنجاز كل معاملة (لا تؤجل لنهاية اليوم).
2. الأرشفة الإلكترونية: الدخول إلى استمارات الزبائن في Laserfiche، ثم السنة فالشهر فاليوم، إدخال رقم الحساب، تنفيذ المسح الضوئي بإيعاز الأرشفة، والتحقق من نزول الصور كاملة (فتح المعاملة لاحقاً يظهرها مؤرشفة).
3. الحفظ الورقي الموازي في بوكس فايل مخصص لاستمارات الزبائن (توثيق مزدوج).
4. المستندات اليومية (تصل نهاية الدوام من الكوادر): إيداع نقدي، سحب (Cash Withdrawal)، صكوك (Cash Cheques)، حوالات ACH صادرة، حوالات RTGS (تُدخل ضمن ديدكشن الصادر)، مناقلات (Account to Account Transfer)، تحويل دولار– دينار (USD Cash Exchange بسعر الصرف)، حوالات واردة — كلٌّ في قسمه بالنظام وبأرقام مستنداته، مع فصل ملفات الدينار عن الدولار.
5. حفظ المستندات الورقية بعد الأرشفة في الخزانة المخصصة (قسم الموظف) يدوياً.
6. تحديثات زبائن الفروع الأخرى: لا تظهر فروعهم في النظام المحلي فلا تؤرشف محلياً؛ ترسل الأوراق إلى الإدارية لتذهب بيد المعتمد إلى الفرع الأم.
7. خدمة الأقسام: عند طلب أي قسم إضبارة أو مستنداً (غسيل الأموال لغلق تنبيه مثلاً) يُبحث برقم الحساب أو الاسم وتنزل الوثيقة وترسل إيميلاً.

معلومات إضافية