تغذية أجهزة الصراف الآلي الخاصة بالفرع

نظرة عامة

يتولى الفرع تغذية أجهزة الصراف الآلي الخاصة بدءاً من مراقبة أرصدة الأجهزة، مروراً بطلب الموافقة من إدارة السيولة وتجهيز الفئات النقدية، وصولاً إلى تعبئة الكاسيتات فعلياً وتسجيل القيود المحاسبية العكسية اللازمة لتسوية المبلغ.

منفّذ المهمة والنظام

الموافقات المطلوبة

1. موافقة مدير الفرع أو المعاون على سحب أي مبلغ من الخزينة لتغذية الصراف، مهما كان حجمه؛ المسؤولية الكاملة عن هذه الموافقة تقع على مدير الفرع شخصياً. موافقة إدارة السيولة (قسم الصرافات) على طلب التغذية قبل تنفيذه، ترد عادة مرفقة بملف إكسل يوضح توزيع المبلغ على كل سلوت (كاسيت) في الجهاز.

خطوات التنفيذ

1. متابعة مدير الفرع اليومية لأرصدة أجهزة الصراف الآلي الخاصة بالفرع عبر تقارير نظام iMal، لمعرفة الرصيد المتبقي في الصراف.
2. عند ملاحظة انخفاض الرصيد: إرسال بريد إلكتروني إلى إدارة السيولة (قسم الصرافات) بطلب تغذية الجهاز، محدَّداً فيه اسم الجهاز ورقمه ونوعه وحجمه (حسب سعته، مثال 300 مليون أو 500 مليون) والفئات والكميات المطلوبة لكل سلوت؛ قد تُبادر إدارة السيولة أحياناً بتنبيه الفرع قبل نفاد الرصيد فعلياً.
3. الإبقاء الدائم على تجهيزية مسبقة للنقد: يحرص مدير الفرع الناجح على تعزيز خزينته دوماً بنقد جيد ومعدود وجاهز للتعبئة قبل ورود طلب التغذية فعلياً، تفادياً لأي تأخير وقت الحاجة.
4. عند ورود موافقة إدارة السيولة على طلب التغذية (مرفقة عادة بملف إكسل يوضح توزيع المبلغ على كل سلوت): تحضير الفئات النقدية المطلوبة فعلياً من الخزينة وفق التوزيع المعتمد.
5. حصول مدير الفرع أو المعاون على موافقته النهائية على سحب المبلغ من الخزينة لتغذية الصراف.
6. سحب الهيد تلر النقد من الخزينة، ونقله إلى موقع تعبئة الصراف، ومن ثم تغذية التلر مكلف بالتعبئة بالمبلغ.
7. ٨ . تسجيل قيد "تغذية الصراف" (ATM Feeding) على iMal .
8. في نهاية اليوم (أو الفترة المحاسبية): إقفال الحسابات عبر قيد قبض بالوسيط (لتحصيل ما يُعادل المبلغ الذي "خرج" من الخزينة إلى الصراف).

المستندات المطلوبة

• طلب التغذية بالبريد الإلكتروني (اسم الجهاز، الفئات، الكميات).
• ملف إكسل من إدارة السيولة يوضح توزيع المبلغ على كل سلوت.
• قيد تغذية الصراف (ATM Feeding) على iMal

الحدود والسقوف والعمولات

• لا يوجد سقف رسمي مذكور لمبلغ التغذية؛ القرار وحجم المبلغ يعودان لتقدير مدير الفرع ومسؤوليته الشخصية.